Geschreven door: Marketing Networking4all

In samenwerking met digitaltrustcenter.nl.

Een organisatie heeft al snel verschillende ICT-onderdelen, denk aan servers, computers, laptops, netwerkapparatuur, telefoons en software. Het aantal kan snel oplopen en het overzicht van het apparatuur en wie ze gebruikt kan snel verloren gaan.

Het maken van een inventarisatie helpt hierbij. Zorg er ook voor dat zo’n inventarisatie actueel blijft zodat ook de laatste status hiervan bekend is. Daarnaast draagt een inventarisatie bij aan een optimaal gebruik van ICT-onderdelen binnen jouw bedrijf om zo geen onnodige kosten te maken.

ICT-inventarisatie brengt inzicht en overzicht

Afhankelijk van het detail dat je per ICT-onderdeel inventariseert, kan dit ook inzicht geven in bepaalde risico’s en kwetsbaarheden binnen je bedrijf. Denk hierbij aan bijvoorbeeld:

  • Een overzicht wanneer de garantie verloopt of een product geen ondersteuning meer krijgt (end-of-life) zodat je deze tijdig kunt vervangen.
  • Inzicht in hoeveel vrije ruimte er nog beschikbaar is op servers zodat op tijd capaciteit kan worden bijgeplaatst of aangekocht.
  • Een overzicht van welke software (mét versienummer) op welke systemen draait zodat bij een mogelijke kwetsbaarheid direct duidelijk is of je een versie gebruikt die kwetsbaar is.

Wat ga je inventariseren?

Binnen een kantooromgeving kom je veel verschillende hardware en software tegen. De behoefte om dit allemaal te inventariseren kan verschillen omdat dit deels samenhangt met de waarde die de verschillende ICT-onderdelen in een organisatie hebben. Zo kan een webdesign bedrijf veel waarde hechten aan de dure beeldschermen die noodzakelijk zijn voor het werk en deze daarom toevoegen aan deze inventarisatie.

Naast een overzicht van de ICT-onderdelen die je hebt, is het belangrijk om te kijken welk detail van de onderdelen bij je inventarisatie hoort. Hoe meer details, hoe meer informatie en overzicht, maar het vraagt ook inspanningen om het up-to-date te houden..

Automatiseren?

Een inventarisatie van ICT-onderdelen kun je handmatig uitvoeren en bijvoorbeeld bijhouden in spreadsheet. Dit geeft je ook de mogelijkheid om formules toe te passen. Je kunt instellen dat je een waarschuwing krijgt als een licentie hernieuwd moet worden voor een bepaalde datum. 

Omdat het belangrijk is om deze inventarisatie actueel te houden, kan het interessant zijn om een deel van deze inventarisatie te automatiseren. Dit geldt met name wanneer het aantal hard- en software producten groeit binnen jouw bedrijf en er de wens is naar meer detail. Dit soort details van een inventarisatie kunnen namelijk veel tijd in beslag nemen.

Producten waarmee je een ICT-inventarisatie kunt automatiseren hebben vaak de mogelijkheid om je bedrijfsnetwerk te scannen om zo details over hard- en software te detecteren. Deze producten kunnen de lijst ook actueel houden. Dit maakt vooruit plannen gemakkelijker. Ook kan zo’n product vaak automatisch extra informatie ophalen bij de fabrikant door middel van het serienummer. Zo kan bijvoorbeeld de nog resterende garantietermijn of de verkoopdatum worden opgehaald. Voor wie goed zicht op zijn vele ICT-onderdelen wil, kan het automatiseren handig zijn.

Handige vervolgstap: een rechtenmatrix opstellen

Als je je ICT-onderdelen geïnventariseerd hebt, is een handige vervolgstap om de rechtenmatrix op te stellen. Hierbij inventariseer je welke medewerkers tot welke bedrijfsapplicaties toegang hebben. Wie heeft leesrechten, wie schrijfrechten en wie mag rechten toekennen? Ook deze inventarisatie draagt bij aan het vergroten je weerbaarheid tegen cyberincidenten.


Deel artikel via: